Die richtige Speicherung von Unterlagen erleichtert das Finden der gesuchten Dokumente. Werden Unterlagen nicht korrekt abgelegt, müssen Sie stundenlang suchen, das kostet extrem viel Zeit. Rechnungen, Angebote, Kundeninformationen, Steuerbelege, Zertifikate, E-Mail, Verwaltung usw. Die Liste hier ist unendlich lang.
Alle diese Unterlagen müssen in Ihrem Betrieb gehandhabt werden. Speziell für Start-up Unternehmen ist es sehr wichtig sich grundsätzlich Gedanken zu machen, wie und wo die verschiedenen Unterlagen abgespeichert werden. Am besten so, dass nicht nur Sie sie finden, sondern auch Ihre Mitarbeiter. Daher: die Archivierung der Unterlagen gut durchdenken!
Die Digitalisierung ist im Vormarsch. Wer schreibt heute noch einen Brief und geht zur Post? Nein, wir bestellen und zahlen zu Hause auf der Couch. Alle Informationen zur Bestellung kommen mittels E-Mail. Andrerseits kommen Unterlagen immer noch per Post. Teils haben wir so Dokumente in digitaler Form vorliegen, teils auf Papier. Da macht es Sinn sich zu überlegen wie man alle Unterlagen am besten an einem Ort archivieren kann.
Langfristig ist es nicht sinnvoll alle Unterlagen auszudrucken. Wenn Sie die Dokumente benötigen, müssen Sie immer wieder den Ordner herausziehen um sie zu suchen. Sind Sie dann einmal nicht in Ihrem Büro, haben Sie keine Möglichkeit auf die Unterlagen zuzugreifen. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen alle Ihre Unterlagen in digitaler Form abzuspeichern.
Am einfachsten ist es, Sie lassen sich so viele Unterlagen wie möglich in digitaler Form zusenden. Meist ist es ohnehin so, dass der Großteil in digitaler Form erstellt und mit der Post zu Ihnen nach Hause gesendet wird. Um zu vermeiden, dass Sie die Dokumente einscannen müssen, kann man sich gleich alle mittels E-Mail zusenden lassen. Die meisten Unternehmen bieten diesen Dienst bereits an und verlangen für die Zusendung keine zusätzlichen Gebühren.
Die Unterlagen werden eingescannt und wenn möglich im PDF-Format abgespeichert. Meist reicht hier ein Graustufen-Scann mit 200 dpi. Das erstellte Dokument wird somit platzsparend auf dem Computer abgelegt, allerdings nur als Bild. Wollen Sie dieses nach dem Einscannen mit einer Text-Erkennung bearbeiten, brauchen Sie eine sogenannte OCR-Software. Die erkennt die Schrift im Text und speichert sie als PDF-Datei ab. Wenn Sie im Computer auch nur Einzelwörter eines Schreibens eingeben, sollte er so die gesuchte Datei finden.
Alternativ zum Scanner können Dokumente auch mit dem Smartphone eingescannt werden, indem eine App ein Foto erstellt. Die Software wandelt das Bild in ein PDF-Dokument um, welches an die E-Mail Adresse gesendet wird. Im Appstore gibt es verschiedene Programme, die teilweise sehr gut funktionieren. Tolle Ergebnisse haben wir mit der App CamScanner erzielt.
Damit Sie die gesuchten Dokumente ohne großen Aufwand finden, ist eine eindeutige Namensgebung sehr wichtig. Computer haben zwar ausgeklügelte Suchsysteme, die aber nicht immer die gewünschten Ergebnisse erzielen. Wir empfehlen Ihnen aus diesem Grund eine eindeutige Namensgebung, damit Sie die Unterlagen nicht nur schnell finden, sondern auch den Überblick behalten.
Wann wurde das Dokument von wem und mit welchem Inhalt gesendet? Speziell bei der Korrespondenz kann folgende Namensgebung hilfreich sein.
z.B. Am 15.03.2016 hat die ENEL die Stromrechnung Nr. 3 an den Betrieb gesandt. Die digitalisierte Datei könnte so benannt werden:
2016-03-15_ENEL_Stromrechnung 3_Prolopment
Das klingt vielleicht auf Anhieb etwas kompliziert, ist es aber nicht, wenn man sich einmal daran gewöhnt hat. Bei der Namensgebung ist es wichtig keine Sonderzeichen, wie Interpunktionen . ? ! #, Schrägstriche / oder ähnliches zu verwenden. Ersetzen Sie diese Symbole wenn möglich mit einem Minus - oder einem Unterstrich _. Das Datum sollte mit dem Jahr beginnen, dann folgt der Monat und der Tag. Diese Schreibweise hat zur Folge, dass der Computer alle Ihre Unterlagen nach dem Datum ordnet. Wenn Sie diesen Ratschlag befolgen, sind alle Ihre Unterlagen systematisch geordnet und können problemlos gefunden werden.
Unterlagen sollte man so abspeichern, dass sie schnell wieder gefunden werden. Und das gilt nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Mitarbeiter.
z.B. Bei einem Unternehmen mit 50 Angestellten haben wir verschiedene Sektoren, wie die Administration oder Geschäftsführung, das Marketing, die Personalabteilung und für jeden Betrieb die spezifischen Abteilungen, die sich um das eigentliche Geschäftsgeschehen kümmern. Am besten ist es wenn für jede Abteilung ein Ordner erstellt wird in dem die Unterlagen gespeichert werden können.
Durch unsere Tätigkeit in verschiedenen Start Up Unternehmen haben wir eine Ordnerstruktur entwickelt, welche sich bereits in mehreren Betrieben bewährt hat. Sie beinhaltet folgende Ordner:
Diese Ordnerstruktur hat einen weiteren Vorteil. In einem zweiten Moment können die Zugriffsrechte so eingeteilt werden, dass nicht jeder Mitarbeiter zu allen Daten Zugriff hat. Dies ist besonders für sensible personenbezogene Daten von Vorteil.
Damit Sie die Unterlagen auch unterwegs abrufen können, gibt es die Möglichkeit sie im Internet abzuspeichern, in einer sogenannten "Cloud". Mittels der Internetverbindung werden Ihre Daten in einem virtuellen Laufwerk im Internet hochgeladen. Mittlerweile gibt es viele Anbieter wie Dropbox, Google-Drive, Microsoft OneDrive usw., die einen solchen Dienst anbieten, mitunter auch gratis. Das kann sehr vorteilhaft sein. Egal wo Sie sich befinden, mittels einer Internetverbindung, beispielsweise über Ihr Smartphone, haben Sie die Möglichkeit auf Ihre Daten zuzugreifen.
Allerdings ist hier höchste Vorsicht geboten. Uns ist kein Gratis-Anbieter von Clouddiensten bekannt, welcher die Daten auch verschlüsselt ablegt. Zudem werden diese meistens in den USA abgespeichert und unterliegen so auch der dortigen Gesetzgebung bezüglich Privacy, die anders als in Europa nicht sehr streng ist. Aus diesem Grund empfehlen wir einen kostenpflichtigen Cloud-Dienst zu verwenden, der die Dateien sicher verschlüsselt. Sehr gute Erfahrungen haben wir mit dem Anbieter tresorit gemacht.
Wer dennoch einen Gratis-Anbieter verwenden möchte, ist mit Microsoft OneDrive gut bedient. Zwar bietet OneDrive keine Verschlüsselung an, kann aber durch Anlegen einer Microsoft E-Mail Adresse bis zu 15 GB Daten gratis im Internet abspeichern. Des Weiteren können mittels OneDrive die Daten von zwei Computern miteinander synchronisiert werden. Wer sie lokal auf seinem Rechner verschlüsseln möchte, kann dies mit der Software boxcryptor tun.
